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Jeder kennt sie, keiner scheint sie zu nutzen: Firmenkreditkarten. Die kleinen Plastikkärtchen sollen Unternehmern Zeit, Geld und Stress sparen. In vielen großen Unternehmen und Privathaushalten gehört die Kreditkarte bereits zum Standard. Davon zeigen sich kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) aber eher wenig beeindruckt.

Nicht einmal ein Viertel der kleinen Unternehmen hat bisher eine Firmenkreditkarte eingeführt, ergab eine Umfrage von Microsoft. Kleinunternehmer zahlen bisher lieber bar oder mit der privaten Kreditkarte, wenn sie Firmenausgaben begleichen.

Dabei verschafft eine Firmenkreditkarte auch KMU eine Reihe von Vorteilen: 

• Geld abheben weltweit: Etwa 900.000 Banken und Geldautomaten akzeptieren eine Firmenkreditkarte
• Weniger Verwaltungsaufwand, weil Bargeldzuschüsse entfallen
• Eine klare Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben
• Keine Liquiditätsprobleme während Geschäftsreise und Einkauf
• Exakte Abrechnungen und Auswertungsmöglichkeiten
• Ein verlängertes Zahlungsziel bei Zahlungsverzug
• 24-Stunden-Kartenservice
• Zusatzleistungen wie Versicherungsschutz auf Geschäftsreise, Sondertarife und Firmenrabatte 

Dazu kommt noch die Akzeptanz: Etwa 24 Millionen Händler weltweit bieten die Möglichkeit einer Kreditkartenzahlung. Und bei etwa 900.000 Banken und Geldautomaten kann mit der Karte Bargeld bezogen werden.

"Eine Firmenkreditkarte lohnt sich auch dann, wenn bestimmte Leistungen gebündelt werden: Wer hat im letzten Monat an welcher Tankstelle getankt oder wie viel wurde für Hotelübernachtungen ausgegeben?", sagt Marion Mittenentzwei, Vertriebsmitarbeiterin im Bereich Zahlungsverkehr, Produktvertrieb und Beratung bei der WGZ Bank.

Die Karte schaffe hier vor allem eins: Transparenz in der Kostenproduktion und –abrechnung. Sonst übliche Bargeldvorschüsse entfallen. Dafür werden die Zahlungen vorfinanziert – in der Regel für zwei Wochen, bei Bedarf auch länger (verlängertes Zahlungsziel).

Ein großer Vorteil zeigt sich bei der exakten Auswertung der Daten. Fast alle Kartenanbieter ermöglichen ein – meist monatliches – Reporting der Ausgaben. Die Gliederung der Berichte ist bei Vertragsabschluss frei wählbar. Die einzelnen Punkte sind miteinander kombinierbar. So lassen sich über Reportinganwendungen insgesamt bis zu 400 kartenrelevante Datenfelder kombinieren und reporten, sagt Andreas Kroh, DZ-Bank-Leiter für den Vertrieb der Karten.

Welche Firmenkreditkarte eingesetzt werden sollte, hängt von den Bedürfnissen der jeweiligen Firma ab. KMU können zwischen einer Corporate Card und einer Business Card wählen.

Corporate Cards richten sich eher an große Unternehmen, die eine hohe Anzahl an Firmenkreditkarten benötigen. Spezieller auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmer abgestimmt ist die Business Card, die es bereits ab einer einzigen Karte gibt.

"Die Business Card ist in der Grundausstattung grundsätzlich eine reine Kreditkarte mit Zahlungsfunktion und Zahlungsaufschub", so Andreas Kroh.

Diese werde ergänzt um Mehrwerte, die auf den Firmenkunden abgestimmt sind, zum Beispiel ein optimiertes Spesenmanagement, das durch ein umfangreiches Reporting unterstützt wird. Oder auch Versicherungen für den Haftungsausschluss, Auslandsreisen und Unfälle.

Daher sei für die Kreditkarte unbedingt ein genauer Fokus zu setzen, pflichtet Marion Mittenentzwei bei.

Gewählt werden sollte die Firmenkreditkarte nach dem Anwendungszweck: Bin ich oder sind meine Mitarbeiter öfter auf Geschäftsreise? Oder müssen meine Maler schnell neue Farbe im Fachhandel besorgen?

Im ersten Fall empfiehlt sich eine Travel- und Entertainment-Kreditkarte, die speziell auf die Reisekostenabrechnung abgestimmt ist. Für den zweiten Fall gibt es so genannte Purchasing-Karten, die auf Einkäufe fixiert sind.

Es sollte auch überlegt werden, welche Mitarbeiter im Unternehmen wirklich eine Firmenkreditkarte benötigen. Denn "nicht oder selten genutzte Karten – ausgegeben an Mitarbeiter, die zum Beispiel keine Reisetätigkeit haben – erhöhen ebenfalls die Stückkosten des gesamten Kartenportfolios", sagt Andreas Kroh.

Darüber hinaus hafte ein Mitarbeiter mit einer Commercial Card erstmal selbst für Zahlungsverzüge. "Die Kartenabrechnungen laufen über das Konto des Mitarbeiters." Innerhalb eines zuvor festgelegten Firmenkreditrahmens wird aber letztendlich die Firma als Gesamtschuldner in Haftung genommen.

Auf jeden Fall muss ein Mitarbeiter vor dem Abschließen des Rahmenvertrages gefragt werden, ob er eine Business Card verwenden möchte. 

Die gängigsten Firmenkreditkarten am Markt sind VISA, Master Card und American Express (Amex). Der Finanzverbund der Volksbanken Raiffeisenbanken bietet zur Zeit VISA-Varianten an.

Die Kosten für eine Kreditkarte liegen in der Regel zwischen 30 und 60 Euro pro Jahr für die Standardvarianten. Angeboten werden aber auch Gold- und Premiumvarianten ab 150 Euro aufwärts, die mit Zusatzangeboten wie Versicherungen oder Zugang zu Airport-Lounges aufwarten.

"Bei einem Jahresumsatz von etwa 5.000 Euro kann aber selbst die Jahresgebühr flexibel gestaltet und bis auf Null Euro gesenkt werden", so Marion Mittenentzwei. Ein besonderes Schmankerl: Fast jede Firmenkreditkarte lässt sich individuell mit dem eigenen Firmenlogo ausstatten – zum Nulltarif.

Mit folgenden Kosten müssen KMU bei einer Firmenkreditkarte rechnen:

• Jahresgebühr: ab etwa 30 Euro
• Ersatzkarte oder Notfallkarte: ab ca. 10,- Euro
• Geld abheben am Geldautomat oder Schalter: ab ca. 2 Prozent des Auszahlungsbetrages oder ein Mindestbetrag
• Verlockende Zusatzangebote

Neben den Kartenanbietern bieten auch Händler und Dienstleister eine Reihe von Vergünstigungen an, durch die KMU bares Geld sparen können: zum Beispiel Versicherungen bei Gepäckverlust, Vollkaskoschutz für den Mietwagen, Büchergutscheine, 20 Prozent-Rabatt im Restaurant oder ein kostenloses Zimmerupgrade im Hotel.

Der Einsatz einer Firmenkreditkarte lohnt sich auch für kleine Unternehmen, um die Reise- und Einkaufskosten transparenter und effizienter zu gestalten.

Hier geht es zu attraktiven Angeboten für Firmenkreditkarten.

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